Privacybeleid
Scoutingvereniging St. Ansfridus (verder te noemen St. Ansfridus) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door St. Ansfridus. Hoe de registratie wordt uitgevoerd en het doel van de registratie binnen het scoutingspel.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.ansfridus.nl. De gegevens worden -na aanmelding via een webformulier- in een beveiligde database op een separate webserver bewaard. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens eveneens geregistreerd in Scouts Online. Voor het privacystatement van Scouts Online zie www.scouting.nl/privacy
Het bestuur, teamleiders (gegevensbeheerder), (bege)leiding en webmasters hebben inzicht in deze gegevens. Het bestuur, teamleiders (gegevensbeheerder), zijn gemachtigd tot mutatie van de gegevens.
Doel lidmaatschapsregistratie
Primair doel van de registratie is communicatie met de leden, jeugdleden via, en ouders/verzorgers. Communicatie betreft de scoutingvereniging, verenigingszaken en de individuele speltakken, opkomsten en activiteiten.
Voor de communicatie zullen de speltakken, uit praktische overweging, een ‘mailinglist’ hanteren. Ook kan toegetreden worden tot een Whatsapp-groep. Deze lijsten gelden per seizoen, per speltak. Daarnaast kan een leidingteam een papieren versie tijdens activiteiten hebben, omdat online raadplegen niet altijd mogelijk is.
Eveneens zullen bij kampen nachtregisters opgesteld worden, gebaseerd op lokale en/of wettelijke bepalingen. Zie ook Contactlijsten.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
St. Ansfridus hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn een arts te bezoeken of medische hulp in te schakelen. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie inzake gezondheids/medische gegevens van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën, verzekeringsgegevens of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die aan het begin van het seizoen op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers.
De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd.
De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van seizoen vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. St. Ansfridus mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Financiële gegevens
Binnen de financiële administratie van St.Ansfridus zijn rekening-gegevens van jeugdleden en ouders/verzorgers bekend via de rekeningoverzichten van de door St.Ansfridus gebruikte bancaire organisatie. De penningmeester van St.Ansfridus heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers. Deze gegevens zijn onderdeel van de gegevensregistratie in de database op de webserver.
De (bege)leiding zullen delen van de gegevens opslaan in hun mobiele telefoon en/of een papieren versie beheren. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders/verzorgers van de jeugdleden zo bereiken.
Een specifieke contactlijst is het ‘nachtregister’. Tijdens overnachtingen op een externe locatie wordt -indien verplicht- een nachtregister overhandigd aan de beheerder/eigenaar van deze locatie. De verplichting kan voortkomen uit beleid van de beheerder/eigenaar, lokale overheden en/of verwante organisatie (politie/brandweer). Voorbeelden van het beleid kunnen zijn, ontruimingsplannen of heffing toeristenbelasting.
Beeldmateriaal
St.Ansfridus maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van St. Ansfridus en als herinnering.
Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal is altijd in te trekken door de ouder/verzorger of jeugdlid via een mail aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Communicatie
Het privacybeleid van St. Ansfridus is terug te vinden via www.ansfridus.nl en op te vragen bij het secretariaat via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert St. Ansfridus binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
